Partager un calendrier dans Outlook

Maintenant que nous sommes tous sur la plateforme Office 365 il est maintenant possible de gérer les calendriers facilement voici la marche à suivre:  En tout temps vous pouvez cliquer sur l'image pour voir les détails

Attention si vous désirez partager un nouveau calendrier il faut attendre quelques minutes avant de commencer la procédure de partage puisque le calendrier doit être synchroniser sur tous les serveurs avant d'opérer une opération de partage. 

Partage de votre calendrier

Pour partager votre calendrier 

Dans Outlook, allez dans vos calendriers

Ensuite, sélectionner le calendrier à partager à gauche et cliquer sur le bouton Partager le calendrier

L'invitation suivante s'ouvrira, vous pouvez sélectionner différents droits d'accès dans la liste déroulante, ex : Si vous mettez Disponibilité uniquement, la personne ne verrait aucun détails des rendez-vous mais elle verrait vos plages de disponibilités. 

Ensuite vous devez sélectionner le(s) destinataire(s) dans le carnet d'adresse(Si vous ne sélectionnez pas les noms dans le carnet d'adresse, vous aurez une erreur lors de l'envoi), ne vous fiez pas à la fonction de remplissage automatique, non plus. 

Dans cette fenêtre assurez-vous de sélectionner la Liste d'adresse globale en haut à droite ensuite sélectionner le nom dans le carnet d'adresse et cliquer sur le bouton À en bas à gauche de la fenêtre, ensuite cliquer sur OK et dans la fenêtre d'envoi cliquer sur le bouton Envoyer.

À ce point la personne recevra une copie identique de votre calendrier qui se synchronisera, vous devez maintenant décider si vous désirez donner plus de droits à la personne, pour le faire allez modifier les autorisations de votre calendrier

Partage d'un calendrier secondaire dans Outlook

Pour des raisons de synchronisation, si vous venez de créer le calendrier veuillez attendre 10 minutes avant de commencer cette procédure, le temps que le calendrier soit créé localement et sur le serveur. 

Dans Outlook, allez dans vos calendriers

Ensuite, sélectionner le calendrier à partager à gauche et cliquer sur le bouton Partager le calendrier

En cliquant sur le bouton cette fenêtre devrait s'ouvrir, il faut décider si on veut partager en écriture ou seulement en lecture, si c'est en écriture cocher la case Le destinataire peut modifier ..., ensuite vous devez sélectionner le(s) destinataire(s) dans le carnet d'adresse(Si vous ne sélectionnez pas les noms dans le carnet d'adresse, vous aurez une erreur lors de l'envoi), ne vous fiez pas à la fonction de remplissage automatique, non plus.

Dans cette fenêtre assurez-vous de sélectionner la Liste d'adresse globale en haut à droite ensuite sélectionner le nom dans le carnet d'adresse et cliquer sur le bouton À en bas à gauche de la fenêtre, ensuite cliquer sur OK et dans la fenêtre d'envoi cliquer sur le bouton Envoyer.

La personne devrait recevoir ce courriel, elle n'a qu'à cliquer sur le bouton Ouvrir le calendrier en haut à gauche de la fenêtre du courriel.

Autorisations du calendrier dans Outlook

En tout temps vous pouvez vérifier qui a accès à votre calendrier et gérer les accès, pour se faire allez dans vos calendriers, sélectionner le calendrier dont vous désirez modifier les autorisations et cliquez sur le bouton Autorisations du calendriers dans la barre.  Ces options sont aussi accessibles en cliquant sur le bouton droit de la souris sur le calendrier →Propriétés → Onglet Autorisations d'accès

Dans cette fenêtre vous voyez les personnes qui ont accès dans la section du haut et quand vous sélectionnez quelqu'un dans la liste, vous voyez les accès qu'il a dans la section du bas.  Vous pouvez changer le niveau d'autorisation facilement en changeant le rôle assigné dans la liste déroulante en rouge ou vous pouvez attribuer les droits de façon granulaire en cochant les cases.  

Partage d'un calendrier dans l'interface d'Office 365

Pour partager un calendrier dans l'interface web d'Office 365, il faut d'abord accéder à Outlook, ensuite sélectionner les calendriers (encadrer en rouge)

Ensuite dans cette fenêtre, il faut cliquer sur les 3 petits points à droite du nom du calendrier que l'on veut partager et sélectionner Partage et autorisations

Dans cette fenêtre vous devez inscrire le nom de la personne avec qui vous désirez partager, à noter que la personne doit avoir une adresse @uqtr.ca pour pouvoir visionner votre calendrier, sélectionner le compte de la personne. 

Dans cette fenêtre vous pouvez déterminer le niveau d'accès de la personne, une fois que vous l'avez sélectionné, cliquer sur le bouton Partager à droite.  

La personne recevra un courriel il n'aura qu'à cliquer sur le bouton en haut à gauche pour l'ouvrir dans son Outlook 

Autorisations du calendrier dans l'interface d'Office 365

Pour accéder aux permissions d'un calendrier dans l'interface web d'Office 365, il faut d'abord accéder à Outlook, ensuite sélectionner les calendriers (encadrer en rouge)

Ensuite dans cette fenêtre, il faut cliquer sur les 3 petits points à droite du nom du calendrier que l'on veut partager et sélectionner Partage et autorisations

Dans la nouvelle fenêtre vous verrez la liste des personnes qui ont accès à votre calendrier et leur niveau d'accès, vous pouvez le modifier ou le supprimer en cliquant sur la poubelle au bout de la ligne