SPROF003-Bordereaux de notes

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Last updated: juin 17, 2019 by Marilyn Vermette
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PROCÉDURE # :

SPROF003-Bordereaux de notes

TÂCHE :Traitement des bordereaux de notes
MISE EN CONTEXTE : Une fois la session terminée, l'enseignant doit entrer les notes de ses étudiants au bordereau de notes tout en respectant certaines dates. Nous vous suggérons de vous référer au calendrier des opérations pour connaître les dates butoirs.
MISE À JOUR :Le 8 janvier 2019
ÉTAPES DE LA TÂCHEDÉTAILS DES ÉTAPESPRÉCISIONS OU MISES EN GARDE
  1. Aller sur le registre des bordereaux de notes du département 

1.1 Bordereau de notes

  • Personet;
  • Outils de gestion.

1.2   Cliquer sur Registre des bordereaux du département.

1.3   Sélectionner votre département d'études ainsi que la session désirée.


 2.  Approuver le bordereau de notes

Une fois la session terminée, l'enseignant doit entrer les notes de ses étudiants au bordereau de notes. Une fois les notes entrées, il doit confirmer son bordereau. Vous constaterez une date inscrite à la colonne «Confirmé par l'enseignant le».

Par la suite, votre directeur de département doit approuver ce bordereau. Une fois fait, vous constaterez une date inscrite à la colonne «Approuvé par le département le».

Note : Lorsque vous constatez que l'enseignant a confirmé ses résultats, vous pouvez transmettre, par courriel, la liste des bordereaux à approuver à votre directeur de département. Une fois qu'il les aura approuvés, le bureau du registraire les reçoit pour approbation. Ce processus se fait automatiquement.

Pour votre information :

  • L'enseignant doit s'assurer que les éléments d’évaluation et la pondération de son plan de cours et de son bordereau de notes sont les mêmes.
  • Si un astérisque rouge apparaît à droite d’une cote, c’est que l’enseignant a modifié manuellement la cote, ce qui veut dire que la cote attribuée à l’étudiant ne correspond pas à la cote que l’étudiant devrait avoir conformément à l’échelle de notation. Cela arrive de temps à autre, la plupart du temps lorsque l’enseignant veut faire passer l’étudiant a la cote supérieure.
Information complémentaire  
Le calendrier des opérations
  • Le calendrier des opérations contient les dates des mises à l'échec automatique. Des messages de rappel destinés aux directions départementales et au personnel enseignant sont transmis avant la fin des délais alloués pour l'enregistrement des résultats et l'approbation des bordereaux.  
La cote «I» (incomplet)
  • Le personnel enseignant qui, pour des raisons valables, accorde une cote I à un étudiant, dispose de 20 jours ouvrables après la date de fin de session pour lui remettre la note obtenue. Cette mention est convertie en échec au dossier de l'étudiant après ce délai.

  • Lorsque l'enseignant aura la note de l'étudiant, si le bordereau de notes a été approuvé par le bureau du registraire, il sera impossible de modifier la note. L'enseignant devra donc remplir le formulaire de modification de note (disponible dans le Personet, à l'onglet Outils de gestion).

  • Voir la procédure SPROF012-Modification de notes et suivre les étapes 1.3 et 1.4.


La cote «R» (note reportée) 
  • La mention « R » signifie que le résultat de l’évaluation des étudiants dans un cours est reporté à un trimestre ultérieur et elle est utilisée normalement pour les activités dont la réalisation s’échelonne sur plus d’un trimestre. Elle est employée par le registraire à titre de résultat aux fins d’émission du relevé de notes.
  • Dans des situations exceptionnelles, sur recommandation du directeur de département ou du directeur de comité de programme, le doyen des études peut autoriser l’utilisation de la mention « R ». Le doyen des études détermine la durée, qui ne peut pas excéder 3 trimestres consécutifs, et il en avise le registraire.   
  • Voici un visuel pour effectuer un Report de notes. Cliquer sur l'image ci-dessous pour consulter toutes les pages.