SERVICE DES FINANCES

Owned by Jira UQTR
Last updated: févr. 05, 2019 by Marilyn Vermette
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Voici leurs secteurs d'activités :

  • le budget;
  • les comptes à payer pour les employé(e)s;
  • les comptes à payer pour les fournisseurs;
  • les comptes à recevoir des clients;
  • les comptes à recevoir des étudiant(e)s;
  • les fonds de recherche;
  • la paie;
  • etc.

Nous avons détaillé les points les plus fréquemment utilisés pour vos tâches administratives. Nous vous invitons à visiter leur site www.uqtr.ca/servicedesfinances, entre autres, vous aurez les personnes-ressources à contacter pour chacun des secteurs d'activités. 

TÂCHEINFORMATION SUPPLÉMENTAIRE

Budget

SAFIRH-Portail gestionnaire

Pour accéder aux dépenses imputées à votre UBR de département et ainsi faire votre conciliation bancaire, vous devez vous rendre au menu SAFIRH-Portail gestionnaire. Pour y accéder :

Dans votre Personet,

  • Cliquer sur Outils de gestion
  • Cliquer sur SAFIRH-Portail gestionnaire, vous devez vous authentifier
  • Par la suite, cliquer sur le menu Portail d'information de gestion et sur le numéro d'UBR de votre département. Vous accéderez ainsi au solde de votre UBR de département. Vous constaterez plus bas que chacune des dépenses est répartie selon un numéro de compte de 5 chiffres. Une liste des comptes de dépenses les plus utilisés est disponible (voir plus bas).
  • Cliquer sur chacun de ces numéros pour voir les dépenses détaillées

Un document de formation est disponible sur le site du Service des finances. À la rubrique Budget, cliquer sur le bouton pour éclater ce menu et par la suite sur Documents. À votre droite, vous aurez accès aux documents suivants :

  • Liste des comptes de dépenses les plus utilisés
  • Document de formation Portail d'information de gestion

Rapports de dépenses et avances

Remboursement des frais de déplacement, de séjour de représentation et autres dépenses

Une politique est disponible sur le site du Service des finances. Cette politique a pour but d’établir les modalités et les procédures en matière de remboursement des frais de déplacement, de séjour et de représentation des membres du personnel, des étudiants, dans le cadre de leurs travaux de recherche, et des membres du conseil d’administration.

Pour y accéder :

  • Sur le site Web du Service des finances
  • À la rubrique Informations, cliquer sur Politique-Remboursement des frais de déplacement, de séjour de représentation

Également, un formulaire est disponible pour les demandes de remboursement des frais de déplacement, de séjour de représentation. Vous l'utiliserez régulièrement, donc, voici une procédure pour vous aider à y inscrire toutes les informations

Sur le site Web du Service des finances, à la rubrique Rapports de dépenses et avances, cliquer sur le bouton pour éclater ce menu et par la suite sur Documents. À votre droite, cliquer sur Procédures. Vous y trouverez :

  • Procédures-Remplir un formulaire d'avance de voyage
  • Procédures-Remplir un formulaire de rapport de dépenses

En plus de ces procéduriers, vous aurez accès à différents documents pertinents en liens avec le remboursement des frais de déplacement, de séjour de représentation (Per diem-Frais de repas, Hébergement, Balises repas et boisson).

Per diem-Frais de repas : montant fixe alloué pour des repas (pour des séjours en recherche et en colloque (journée complète avec le coucher) pour les déplacements à l'extérieur de la province de Québec. Dans ce cas, aucun reçu nécessaire.

Important : Journée de déplacement pour aller à l'aéroport et le retour : les personnes doivent garder leurs reçus.

Comptes à payer - Fournisseurs


Lorsque vous recevez une facture à payer de votre département, certaines règles doivent être respectées avant l'envoi au Service des finances :

Facture sans bon de commande

  • Une signature lisible du responsable budgétaire est requise (votre directeur de département).
  • Le poste budgétaire doit être indiqué.
  • Une justification doit être fournie avec chaque facture.

Facture avec bon de commande

  • Le numéro de bon de commande de l'Université du Québec à Trois-Rivières doit être indiqué.
  • Le matériel et/ou service facturé doit correspondre en tout point avec le bon de commande.
  • Le montant facturé doit être égal ou moindre que le bon de commande.
  • Pour tout dépassement de coût, vous devez faire amender le bon de commande.
  • Une justification doit être fournie avec chaque facture.