Confluence

Owned by Jira UQTR
Last updated: mars 18, 2022 by Chantal Couture
6 min read

Utilisation de Confluence

Travail collaboratif : Une structure ouverte et connectée qui permet de faire circuler les informations librement entre tous les membres de l'organisation et ce, à un seul et même endroit.
Cet outil est conçu pour faire perdurer les connaissances. Ainsi, vos bonnes idées et vos informations ne seront plus jamais perdues dans une notification ou un chat transitoire.
Les modifications sont intégrées et modifiées en temps réel et les utilisateurs peuvent être avisés par commentaires ou notifications.

  • Exemples d’utilisation de Confluence : 

  • Notes de réunion (modèles déjà fait disponibles)

  • Procéduriers

  • Guides

  • Tâches

  • Mémoire de l'organisation

  • Fonctionnalités de gestion des connaissances et de collaboration à un projet (Suivi de projet)

  • Etc.

 

Concept

Pages

  • Le contenu est intégré dans des pages, c'est-à-dire des documents « vivants » créés sur votre site Confluence. Vous pouvez créer des pages pour presque tout, des plans de projet aux notes de réunion, en passant par les guides de dépannage, les politiques, et plus encore. Confluence est fourni avec des modèles pour vous aider à créer des pages attrayantes et bien structurées pour tout type de contenu ou presque. Si vous ne trouvez pas de modèle pour le type de contenu que vous souhaitez créer, vous pouvez toujours vous lancer avec une page vierge.

Espaces

  • Les pages sont stockées dans des espaces. Il s'agit d'espaces de travail où vous pouvez collaborer sans compromettre l'organisation de votre contenu. Il est préférable de regrouper les contenus associés dans le même espace, mais vous pouvez créer autant d'espaces que votre équipe en a besoin. Par exemple, une équipe marketing pourrait regrouper tout son travail dans un seul espace, avec une page pour chaque campagne, tandis qu'une autre pourrait créer un espace distinct pour chaque campagne. Chaque espace comprend une vue d'ensemble (ou page d'accueil) et un blog. Il est donc facile de partager les mises à jour et les annonces avec toute votre équipe.

  • Chaque espace comprend une page d'accueil qui peut être utilisée pour informer les membres de l'équipe et autres parties prenantes des objectifs de votre espace et du contenu qu'ils peuvent y trouver. Si votre espace a été créé à partir d'un modèle, votre page d'accueil sera accompagnée de fonctionnalités intégrées pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre espace.

Arborescence des pages

Exemple d’arborescence

Droits d’accès

  • La création de comptes et les autorisations sont gérés par le STI.

  • Certaines pages peuvent être publiques, privées et restreinte à certaines personnes.

Accès aux espaces

L’accès s’effectue à https://uqtr.atlassian.net/. On y retrouve la liste des espace publics et des espace privés auxquels l’usager identifié a accès.

Chaque espace comporte un thème et des sous-thèmes (sous catégories) qui sont inscrits à la création de l'espace par le STI.

Catégories

 

Pages d’un espace

La page se créée TOUJOURS en dessous de la page active. De plus, son nom doit être unique dans l'espace.

 

 

Créer une page

Pour créer une page vierge, cliquer sur le bouton Créer au haut de la page.

 

 

Créer à partir de pages modèles

Au moment de créer une page, plusieurs modèles de page s’affichent à la droite de l'écran.

 

Modifier une page

Par défaut, toutes les pages peuvent être modifiées par les utilisateurs de l’espace qui ont un accès en écriture.

 

Notifier les observateurs des modifications

Au bas de la page à droite, cochez ou décochez l’option Notifier les observateurs. Malgré que cette fonction soit très intéressante pour aviser les autres utilisateurs des modifications apportées, l’option peut être désactivée le temps de créer et d’ajuster la page pour éviter les nombreuses notifications.

 

 

Enregistrer une page  

Mettre à jour

Fermer

Si erreur de manipulation ou suppression par erreur : revenir à la dernière version (menu du bas ...)

Revenir à la dernière version publiée

 

 

Autres opérations

 

Ajouter des étiquettes

Permet de filtrer sur des sujets en relation.

 

Copier une page

  • Copier si la page est un modèle

  • Copier une réunion pour faire suivre les suivis de rencontres

 

Déplacer une page

  • Erreur d'endroit lors de la création

  • Restructuration de l'arborescence

 

Exporter la page en PDF ou en Word

  • Envoyer par courriel

    • Conserver en fichier

 

Consulter l’historique des versions

  • Comparer les versions : historique du menu supplémentaire des opérations

 

Réorganisation des pages dans l’espace

  • Nous pouvons déplacer ou glisser les pages.

  • La réorganisation des pages peut-être faite uniquement par les personnes ayant accès en modification.

 

Ajouter un commentaire dans une page

Dans chaque page, les personnes autorisées peuvent y ajouter un commentaire.

Ajouter un message dans une page

À la différence des commentaires qui sont permanents, les messages sont temporaires afin d'aiguiller rapidement un correctif ou une idée.

En mode « lecture de la page », et non en mode modification, sélectionner le texte sur lequel vous voulez intervenir, et choisir l'icône de la bulle :

 

Une fois le message fait, on peut le consulter en cliquant sur le texte « jaune ». On peut également le supprimer ou naviguer à travers les messages de la page.

 

Attribuer une tâche

  • Le symbole @ permet de faire apparaître les utilisateurs de la page. Ceci va provoquer une notification courriel à l'utilisateur et lui associer une tâche à réaliser. On peux ajouter avec le symbole «//» une date d'échéance Dec 10, 2020 

  • Voir les tâches qui me sont attribuées.

  • Une fois les tâches affichées, il vous suffit de cocher sur la tâche une fois celle-ci réalisée.

 

Notes de réunions

Utiliser la macro Rapport de contenu tabulaire, puis créer une note de réunion.

 

Par défaut, toutes les réunions de l'espace se retrouveront dans le menu « Notes de réunions ».

 

Observation de pages ou de l'espace

Chaque utilisateur peut observer une page ou l'espace. Il sera alors notifié de toute modification.