Registre des plans de cours
Table des matières
1. Généralité
1.1 Définition
Le nouveau registre des plans de cours permet le dépôt des plans de cours par une personne autorisée au département et effectue la gestion des signatures des enseignants et des directions départementales et des programmes.
1.2 Cheminement du plan de cours
- L'enseignant fait parvenir par courriel le plan de cours à l'agente d'administration ou la secrétaire de direction du département.
- Celle-ci le vérifie et dépose le document en version PDF dans le registre. Lors de ce dépôt, un courriel est transmis aux enseignants pour les inviter à signer.
- Les enseignants signent (confirment) le plan de cours par le biais de la page « Plan de cours » de leur Portail de cours.
- Lorsque tous les enseignants ont signé, un courriel est transmis à la direction départementale et à la direction de programmes afin de les inviter à leur tour à signer le plan de cours.
- Une fois que l'ensemble des signatures est effectué, le document PDF est affiché à l'étudiant.
1.3 Modification du plan de cours
En cours de session, les étudiants prennent connaissance du plan de cours et peuvent demander une modification à l'enseignant.
Ce dernier doit imprimer le formulaire de demande de modification disponible sur la page « Plan de cours » du Portail de cours. L'enseignant le complète et le fait signer par 2/3 des étudiants du cours. Ce document doit être numérisé puis déposé dans cette même page.
Un courriel sera alors acheminé à l'agente d'administration, la secrétaire de direction du département de même qu'à la direction départementale et la direction de programmes pour qu'ils prennent effet de cette demande.
Suite aux modifications requises, une nouvelle version du plan de cours peut être déposée par une personne autorisée au département et de nouveau signée par les enseignants et les directions départementales et des programmes.
Seulement lorsque le plan de cours modifié est signé par toutes les parties impliquées, il remplace l'original et est diffusé aux étudiants.
2. Accès au registre des plans de cours
Dans PersoNet sous l'onglet « Outils de gestion », sélectionnez le lien « Plans de cours par département » ou « Plans de cours par programme d'études » dans le bloc « Gestion des enseignements » selon la fonction que vous occupez.
3. Registre des plans de cours
3.1 Page d'accueil du registre départemental
Saisissez les champs indiqués selon vos préférences.
3.2 Page d'accueil du registre par programme
Saisissez les champs indiqués selon vos préférences.
3.3 Filtres
Différents filtres peuvent être appliqués :
- traitement non complété :
le plan cours n'a pas été déposé, confirmé par les enseignants et signé par la direction départementale et par la direction de programmes. - traitement complété :
le plan cours est confirmé par les enseignants et signé par la direction départementale et par la direction de programmes. - non déposé :
le plan cours n'a pas été déposé dans le registre. - déposé et non confirmé :
le plan cours est déposé dans le registre, mais les enseignants ne l'ont pas tous confirmé (signé). - à valider par la direction départementale :
le plan cours est confirmé par les enseignants, mais non validé (signé) par la direction départementale. - à valider par la direction de programmes :
le plan cours est confirmé par les enseignants, mais non validé (signé) par la direction de programmes. - refusé :
le plan cours a été refusé par la direction départementale, de programmes ou par le Décanat des études. - avec demande de modification :
Une demande de modification du plan de cours a été déposée par l'enseignant. - tous les plans de cours :
tous les plans de cours (déposés ou non).
- traitement non complété :
3.4 Registre par département
Page-écran :
Les coordonnées des personnes du département sont affichées dans le haut de la page.
3.5 Registre par programme
Page-écran :
3.6 Tableau des activités affichées
Les activités correspondant au filtre sélectionné s'affichent avec ces informations :
| Titre de la colonne | Description |
|---|---|
| Activités |
Sigle et groupe de l'activité : ce lien nous permet d'accéder à la page de gestion du plan de cours de cette activité. |
| Statut | Indique le statut du cours P : statut particulier tel SPE (spéciaux), ET (rémunéré à l'étudiant), NR (non rémunéré). |
| Cycle | Cycle du cours |
| Enseignant(s) | Le nom des enseignants de l'activité est affiché. |
| Nombre d'enseignants | Le nombre d'enseignants dans l'activité. |
| Nombre d'étudiants | Le nombre d'étudiants dans l'activité. |
| Plan de cours | Lien vers le plan de cours original. Lien vers le plan de cours modifié, si tel est le cas. |
| Déposé | Date à laquelle le dépôt s'est fait. |
| Confirmé par l'enseignant | Date à laquelle le plan de cours a été confirmé par tous les enseignants. |
| Validé par la direction départementale | Date à laquelle le plan de cours a été validé par la direction départementale. |
| Validé par la direction départementale | Date à laquelle le plan de cours a été validé par la direction de programmes. |
4. Traitement d'un plan de cours par activité
4.1 Dépôt d'un plan de cours original par une personne autorisée
Page-écran :
Une fois, le dépôt du plan de cours effectué :
Description :
| No | Titre | Détail |
|---|---|---|
| 1. | Enseignants | Nom des enseignants. |
| 2. | Lien du plan de cours | Dans la zone grisée, le lien vers le document PDF est ajouté. Dans le cas où aucun document n'est encore déposé, le message suivant apparaît : |
| 3. | Déposer le document suivant | Choix du fichier à être déposé comme plan de cours. Cette action est possible tant que les validations par les directions n'ont pas débuté. |
| 4. | Directeur de programmes signataire | La liste des directions de programmes qui ont commandé l'activité est affichée. Un seul signataire doit être spécifié. Il peut être modifié tant que la validation par la direction de programmes n'a pas été effectuée. Si aucun signataire n'est choisi, le message suivant s'affichera :
|
| 5. | Enregistrer et transmettre un courriel | Lors du dépôt d'un plan de cours, un courriel est transmis aux enseignants pour les inviter à le signer (confirmer). |
| 6. | Confirmation | La liste des enseignants s'affiche. |
| 7. | Étapes de traitement | Toutes les étapes sont mentionnées dans cette section selon les confirmations, les validations, le refus ou la demande d'information supplémentaire. |
4.2 Confirmation par les enseignants
L'enseignant reçoit un courriel pour l'inviter à confirmer son plan de cours par le biais de la page Plan de cours du Portail de cours.
Si plusieurs enseignants ont la charge de l'activité, chacun doit confirmer avant que les deux directions commencent à valider.
Consulter la page d'aide de l'enseignant : Plan du cours
4.3 Validation par la direction départementale ou de programmes
Page-écran d'une direction départementale :
Page-écran d'une direction de programmes :
Description :
| No | Titre | Détail |
|---|---|---|
| 1. |
| Cette action permet de signer le plan de cours. Une confirmation sera nécessaire.
Une fois que les deux directions ont validé le plan de cours, celui-ci devient accessible par les étudiants à partir de leur Portail de cours. |
| 2. |
| Il est possible de refuser le plan de cours. Un texte explicatif sera exigé et transmis par courriel aux enseignants, à la personne qui a déposé le plan de cours et à la direction de programmes signataire. Ce refus implique que tout sera à recommencer à partir du dépôt d'un nouveau plan de cours, les confirmations par les enseignants devront être refaites. |
| 3. |
| Les directions peuvent demander de l'information supplémentaire avant de valider ou de refuser un plan de cours. Un texte explicatif sera exigé et transmis par courriel aux enseignants, à la personne qui a déposé le plan de cours et à la direction de programmes signataire. Le plan de cours demeure en attente de validation ou de refus. Une fois la réponse obtenue, la validation doit être faite. |
4.4 Refus par le Décanat des études
Une fois que les deux directions ont validé le plan de cours, le Décanat des études peut le refuser afin qu'un nouveau plan de cours puisse être déposé.
Un texte explicatif sera exigé et transmis par courriel aux enseignants, à la personne qui a déposé le plan de cours, à la direction de programmes signataire ainsi qu'aux personnes ayant le statut d'intervenant aux plans de cours pour le département concerné.
Toutes les confirmations et les validations devront à nouveau être refaites.
À ce moment-là le plan de cours n'est plus diffusé aux étudiants.
4.5 Demande de modification du plan de cours
Un plan de cours validé par les deux directions ne peut être modifié par le département. Une démarche précise doit être suivi pour l'être.
- L'enseignant dépose une demande de modification par le biais de sa page Plan de cours de son Portail de cours.
À ce moment, un courriel est transmis au département et à la direction de programmes.
Il transmet par courriel au secrétariat départemental son nouveau plan de cours.
- La demande de modification s'affiche dans la page du plan de cours de l'activité dans le registre des plans de cours.
- Le secrétariat départemental dépose le plan de cours modifié en format PDF.
Notez que la version originale n'est pas remplacée, car cette version n'est pas validée.
- Les enseignants devront confirmer la version modifiée du plan de cours.
- Les deux directions devront la valider.
C'est lorsque les deux directions l'ont signé que la version modifiée du plan de cours remplace la version originale.
- L'enseignant dépose une demande de modification par le biais de sa page Plan de cours de son Portail de cours.
5. Liste des courriels transmis par le système de gestion des plans de cours
5.1 Demande de confirmation du plan de cours
| Transmission | Transmis aux enseignants du cours lors du dépôt |
| Sujet | Demande de confirmation du plan de cours du cours #SIGLE-GROUPE. |
| Texte | Bonjour, Le plan de cours du cours #SIGLE-GROUPE de l'#SESSION vient d'être #ACTION. Vous devez le confirmer en allant sur le Portail du cours à la section « Plan de cours ». Merci de le faire le plus tôt possible. Cordialement #SIGNATURE |
5.2 Demande de validation du plan de cours
| Transmission | Transmis aux directions de département et de programmes lors de la confirmation du plan de cours par les enseignants. |
| Sujet | Demande de validation du plan de cours du cours #SIGLE-GROUPE. |
| Texte | Bonjour, Le plan de cours du cours #SIGLE-GROUPE de l'#SESSION vient d'être confirmé par #TEXTE_ENSEIGNANT. Vous devez le valider en allant sur le Registre des plans de cours. Merci de le faire le plus tôt possible. Cordialement. N.B.: Ce message est envoyé automatiquement par le système. S.V.P, n'y répondez pas. |
5.3 Demande d'information supplémentaire au sujet du plan de cours
| Transmission | Courriel transmis aux enseignants du cours, à la personne qui a déposé le plan de cours, à la direction départementale ou de programmes selon le cas lors de la demande d'information supplémentaire |
| Sujet | Demande d'information supplémentaire au sujet du plan de cours du cours #SIGLE-GROUPE |
| Texte | Bonjour, Une demande d'information supplémentaire est nécessaire au sujet du plan de cours du cours #SIGLE-GROUPE de l'#SESSION : #COMMENTAIRE
|
5.4 Refus du plan de cours par une des directions ou le Décanat
| Transmission | Courriel transmis aux enseignants pour les informer que leur plan de cours a été refusé. Copie aux personnes ayant le statut d'intervenant aux plans de cours pour le département concerné. |
| Sujet | Modifications à apporter au plan de cours du cours #SIGLE-GROUPE |
| Texte | Bonjour, Après vérification, il y a des modifications à apporter au plan de cours du cours #SIGLE-GROUPE de l'#SESSION : #COMMENTAIRE_REFUS
#SIGNATURE |
5.5 Dépôt d'une demande de modification du plan de cours
| Transmission | Transmis aux deux directions quand une demande de modification de plan de cours a été déposée. |
| Sujet | Demande de modification du plan de cours du cours #SIGLE-GROUPE |
| Texte | Bonjour, Une demande de modification du plan de cours du cours #SIGLE-GROUPE de l'#SESSION vient d'être déposée par #PERSONNE_DEPOT. Veuillez en prendre connaissance en allant sur le Registre des plans de cours. Cordialement N.B.: Ce message est envoyé automatiquement par le système. S.V.P, n'y répondez pas. |
5.6 Modification d'une demande de modification du plan de cours
| Transmission | Transmis aux deux directions quand une demande de modification de plan de cours a été modifiée. |
| Sujet | Modification de la demande de modification du plan de cours du cours #SIGLE-GROUPE |
| Texte | Bonjour, Une demande de modification du plan de cours du cours #SIGLE-GROUPE de l'#SESSION a été modifiée par #PERSONNE_DEPOT. Veuillez en prendre connaissance en allant sur le Registre des plans de cours. Cordialement N.B.: Ce message est envoyé automatiquement par le système. S.V.P, n'y répondez pas. |
5.7 Suppression d'une demande de confirmation du plan de cours
| Transmission | Transmis aux deux directions quand une demande de modification de plan de cours a été supprimée. |
| Sujet | Suppression de la demande de modification du plan de cours du cours #SIGLE-GROUPE |
| Texte | Bonjour, Une demande de modification du plan de cours du cours #SIGLE-GROUPE de l'#SESSION a été supprimée par #PERSONNE_DEPOT. Cordialement N.B.: Ce message est envoyé automatiquement par le système. S.V.P, n'y répondez pas. |
5.8 Modification d'une demande de modification du plan de cours
Courriel :
| Transmission | Courriel transmis aux étudiants lorsque le plan de cours original a été remplacé par le plan de cours modifié. |
| Sujet | Modification de la demande de modification du plan de cours du cours #SIGLE-GROUPE |
| Texte | Bonjour, Le plan de cours du cours #SIGLE-GROUPE de l'#SESSION a été modifié. Il est accessible à partir de votre Portail de cours. Cordialement N.B.: Ce message est envoyé automatiquement par le système. S.V.P, n'y répondez pas. |
Notification RADAR :
| Transmission | Transmettre une notification aux étudiants lorsque le plan de cours original a été remplacé par le plan de cours modifié. |
| Sujet | #ACTIVITE : modification du plan de cours |
| Texte court | Modification du plan de cours pour le cours #ACTIVITE. |
| Texte long | Le plan de cours modifié pour le cours #ACTIVITE est disponible sur votre Portail du cours. |